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药品仓库管理流程

2019-12-12

药品的仓储管理,一般包括药品的入库验收、库存储、品养护、库拣货、品拼箱复核等主要作业。为了推进药品仓库管理的有序化,特制订药品仓库管理流程,供大家参考。

一、品仓库的硬件要求

1、度方面

药品仓库属于多温区配置的恒温仓库,受药品储存对恒定温度需求的普遍性,因此首要考虑就是“温区”因素。

通常需具备“30℃以下”、20℃以下”和“2~8℃”三个温区,相应称之为“常温库”、阴凉库”和“冷库”。药品根据所需温度存放于不同温区的库房内,并要保证在库流程均在相应温区内进行操作。

2、度方面

由于各地气候条件差异,为维持一个合理的湿度范围,配置相应规模的库房湿度调节并湿度增减设施装备是必备的。

通常情况下,温度与湿度存在着相互影响的情况,因此在合理温湿度范围内可以通过单向调节库房整体温度来调节库房的湿度。

3、息方面

根据GSP规定,药品仓库的温湿度数据需要留存备查,且有规定的留存备查时间周期,因此独立库房因备有系统数据储存设备。即,库房内的温湿度实时数据采集、控、示、闭、存和备查,是GSP对温湿度管理信息化的基本要求。

4、统方面

医药流通企业的信息化系统,必须支持药品的GSP管理,支持对大量数据的查询与统计工作。

如果信息系统功能再强大一些,可以针对药品的价格提供“批次管理的功能,针对每一批次的药品,针对其不同价格要求销售开票员在不同的开票价格范围内进行销售。根据企业的销售习惯,应给保管员提供类似“库存批次锁定的功能,对有多个批号的药品保管员可以选择其中的几个批号进行库存锁定操作。对已锁定批号的药品,开票员可以看见但却无法销售,这样充分可以保证仓库内无积压的零头药品,避免库存损失。

信息系统的选择,一定要以企业的销售结构、业的实际情况为准,不能一味地追求所谓的、细完善。

二、品仓库管理细则

1、定要严把验收关

仓储作业管理中收货验收环节应该是重中之重,要坚持严格把关,杜绝有问题、准确的药品进入合格库区,否则后续会出差错,而且差错处理成本极高,这个环节如果在效率和质量上作比较的话,质量要优先。收货时要重点检查:

a. 药品包装与说明书

b. 药品外观质量检查

c. 有效期的检查

2、架要100%准确

有了严格的验收,就要把货品上架上准确,否则就会给后面的拣货带来麻烦,这里要重点说明两点:

a. 上架一般会采用手持终端扫描确认方式,如果真正按照上架到库位后在扫描库位条码一般不会出现差错,但是现在很多仓库在上整箱和零头时候往往采取先在系统里确认任务,在货箱上写上上架库位号,然后人工再搬至库位,这种做法看上去可能提高了效率,但准确率下降了,同时建议采用组盘上架方式,这既可以提高效率,又可以通过扫描上架目的库位保证上架准确率;

b.尽量少用一个库位放多个商品的情况,即使要做也要分格,同时建议在有仓储管理系统的仓库尽量采用系统指示上架,减少人工指示上架(前提条件是经常做商品出库特性分析,做好储区储位规划及分配规则规划)。

3、货要准确,也要讲方法

仓储作业中工作量更大的应当在拣货环节,拣货的效率决定着仓库的效率,特别是对于拆零作业大的仓库来讲影响更大。详细分类如下:

a. 按拣货货物形态来分有:整托盘拣选、箱拣选、零拣选;

b. 按拣货设备来看有:自动化设备拣货、动化设备辅助拣货、工拣货;

c. 按拣货指示介质来分有:纸张拣货、板拣货、子标签拣货、音拣货;

d. 按人和物的关系来分有:人到货拣货、到人拣货;

e. 按订单处理方式来分有:按单摘果、出库箱摘果、拣后播、拣边播、品拣货等。

无论是那种拣选方式,一定要根据实际情况选择拣货作业方式,理想的拣货作业应该具有以下七个要点,应该从这7个原则考虑相应的拣选方式和拣选手段:

① 不要等待——零闲置时间

② 不要拿取——零搬运

③ 不要走动——动线的缩短

④ 不要思考——零判断业务,即不依赖熟练工

⑤ 不要寻找——储位管理

⑥ 不要书写——免纸张

⑦ 不要检查——利用条码由电脑检查

4、库交接要清楚

仓库出库环节是对外的一个主要出口,这个地方一定要坚持清点准确,交接清楚原则,否则一旦出错后续处理代价就大了,在出库前对所有货品逐箱扫描确认就尤为重要,尤其是对特殊药品。

5、行“整零分开”分组管理

对于上了一定规模的每日中小客户销售订单量占当日销售订单总量40%以上的医药流通企业,就应该在仓库实行药品存储的“整零分开”。

药品的整零分开,是指凡是整件箱(未拆过箱)药品存储在整件库,凡是零头药品(已经拆箱)都放在专属的散件库区。整散件药品库区都有专职的保管员、货员、核员,互不串岗,只从事各自库区内的药品的保管、货发放、库复核工作。实行整零分开,必须对药品进行合理的剂型划分,既要满足GSP管理要求,更要适当平衡散库区发货员的工作量。一般而言,每个散货发火员管理药品不要超过400个品规。

实行整零分开后,更大的好处是可以明确药品的责任人,能有效减少药品发货的差错率,能实现快速,并且在整件库配合使用重型整货架可以有效提高库房的空间利用率,对药品的仓储管理有极大好处。

6、强制度建设

仓储管理流程、业流程要清晰明了、漏、乱,作业要标准化,每个岗位要有明确的作业标准,能用系统固化的要用系统固化,只有作业真正标准化了才能保证不同人执行后有相同的结果。

对于医药物流中心仓储管理来讲存在质量、全等多个风险点,一定要建立严密可执行的风险管控体系,并且要相应的监督执行制度,保证风险管控体系能够落地执行。对于可能出现的风险要建立好相应可执行的预案,预案不是纸头,不能停留在文字上,一定要定期演练,并且根据实际情况定期调整完善应急预案。

7、强员工的现场培训

针对我国医药仓库大多还是以人力作业为主的现状,加强员工的现场培训是很有必要的。对卸货工、货员、管员、核员,应该由精通GSP管理标准的质量主管定期对其进行现场作业的抽查与培训。

对一线作业人员的培训,时间不需要长,每日上班前花二十分钟对人员进行分库区、岗位培训,将培训与制度的执行、效的考核结合起来是很有效的。

三、品管理的注意事项

1、温度非常敏感的药品,要根据其不同性质要求,分别存放于“常温库”、阴凉库”和“冷库”;

2、药材保管要重点注意防霉、虫蛀、鼠、真菌;

3、剂及颗粒剂,在潮湿环境中极易潮解、块,应避免受潮。

【小贴士】

医药仓储管理口诀:

GSP记心中,严格照执行,冷链更重要,安全一位。

管理体系化,岗位职责明,绩效考核严,奖罚要分明。

协同上下游,重视供应链,来货有计划,出库可平衡。

计划要做好,多行计划事,少做紧急事,按部就班行。

5S很重要,储位多优化,多做预归类,前后配合好。

流程要清晰,作业标准化,风险管控好,应急预案立。

严把验收关,上架要准确,拣货讲方法,出库交接清。

要有全局观,注重小细节,管理军事化,关键在践行。

精益文化在,全员行改善,浪费要去除,成本自然低。

注重人性化,调动积极性,服务心中记,成功就在即!

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